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i-ware MAIL-OFFICE を活用して、インターネットビジネスを展開されている、
素敵なお客様を不定期で、スポットをあててご紹介させて頂きます。 |
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2004年最初の訪問では、ちょっと趣向を変えて、取引先のご紹介というよりは、その道のプロに、ＩＴビジネスについて色々お話をお伺いさせていただくことにいたしました。
お話を伺ったのは、弊社と提携してビジネスをおこない、同時に大事なお客様でもある、株式会社スペースの代表取締役、辻好博様です。
スペース様は、ビジネスソフトの開発とサーバの構築・保守・管理を主な事業としており、弊社の扱っている、グループウェアパッケージプラン『MAIL-OFFICE はろーねっと（グループウェア）』の開発に大きく関与されてもおります。
今回お伺いしたお話は大きく二つ。サーバハウジングとグループウェアに関するお話です。
ＩＴ革命によって、なにが大きく変わったか？と言うと、様々な回答があると思います。ですが、実際に現場で仕事をしている身からすれば、実際の仕事量が飛躍的に増えたことではないでしょうか？
具体的には、端末さえあれば、いつでもどこでも会社の情報を共有することができるようになり、そのために、会社の血液とも云うべき「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」にかかる時間が大幅に短縮されました。しかも、まわってくる情報が、正確かつ迅速になっています。
例えば、外回りの営業社員にとって、このメリットは相当なものと言えます。報告書の作成などの事務作業にかかる時間の短縮や、取引先との商談中にも様々なデータを即座に引き出すことができるため、価格や在庫状況などがダイレクトに手元に入るようになりました。そのため、単純に考えても、密度の高い商談を、今まで以上に数多くこなせるようになったと言えます。どんな営業のハウツー本にも書かれていることですが、売上と訪問件数は、ほとんどの場合比例すると言います。大雑把に言えば、ＩＴの導入によって売上増加を見込めると言うことになります。また、ホームページの普及によって、商圏も飛躍的に拡大しています。
もちろん、社内情報の共有化によって恩恵を受けるのは営業マンだけではありません。経営者にとっても会社の内情が一目で分かりますし、現場作業や経理にとっても多大なメリットを見込むことができます。
ところが、良い話にはウラがあるもので、ＩＴを利用したビジネスのデメリットもあります。簡単に言えば、情報が社内のサーバ一箇所に集積されるために、泥棒にとっては盗みやすくなったということです。つまり、社内情報を欲しがる外部者にとって、狙いは会社のサーバーだけで事足りるわけです。いわゆるハッカーと言われる連中がその泥棒に当たります。
事業者としては、会社情報を泥棒から守らなくてはなりません。そのための防御網が「ファイヤーウォール」と呼ばれるものです。
このファイヤーウォール、やはり善し悪しがあって、当然のことながらお金をかけた方が、より高性能なものになります。加えて、サーバを管理する人間を２４時間３６５日置く必要がでてきます。このコストはバカになりません。
スペース様もかつては自社にサーバを置き、管理していましたが、現在は弊社にサーバの保守・管理を委託(サーバハウジング)されております。委託することによって他の企業のサーバと一緒に、より精度の高い防御網に入ることになり、一社ではまかないきれないセキュリティのコストを削減することができました。月額で数万円の料金がかかっておりますが、それでも自前でファイヤーウォールを構築することを考えれば、コストや人件費にかかる経費は１/１０ではきかないですし、自前よりもセキュリティの面で安心度も圧倒的に高いと申します。
さて、社内のあらゆる情報がサーバ一箇所に蓄積されることによって、いつでも常に最新の情報を社員がダイレクトに手にすることができるようになりました。見積書も、社内文書も、各種報告書もすべて端末から見ることができます。ところが、見ることができるものの、それがパソコンのどこにあるのか分からない、と困ったことはありませんか？
急ぎの在庫確認をしたいのに、在庫状況をまとめたファイルが、誰の、どのフォルダにあるのか？ファイル名はなんなのか？あるいは、社員同士、メールなどで重要事項確認し合ったのだけど、その文書が社内のＰＣに残ったままで、取引先に行く前に再確認できなくて困った。等々。
実は、筆者はＡ＆Ｐ以外の別な会社でも働いておりますが、この会社、社長は営業で飛び回っており、また、社員も常駐の現場が複数あるだけでなく、深夜早朝の勤務も当たり前という職種です。そのため、上記のような場面には、何度となく遭遇していますし、もしトラブルが起きたときの対応に苦慮するだけでなく、社員同士のコミュニケーションが不足しがちで、社内でいったいなにが起きているのか、お互いに把握しきれていないという場面に多々出くわしています。
やはり、社内の情報が一箇所に集められたとしても、それがバラバラに散在していては、なにがどうなっているのか？は見えてきません。実際に書架をひっくり返して探すわけではないので、どう探して良いのか分からないのが正直なところです。
このような点を辻氏にぶつけたところ、グループウェアをご紹介いただきました。
グループウェアとは、簡単に言えば、社内文書や各種報告書、予定表や必要な書類を、すべて一箇所に集めてわかりやすく取り出せるようにしたソフトです。
業務をこなす上で必要な書類と、社員同士のコミュニケーションを、すべてグループウェアでおこなうことによって、社員すべてが情報を共有できるメリットははかりしれません。それだけではなく、経営者にとっても、グループウェアを見るだけで、社員の仕事ぶりを事細かにチェックすることが可能となります。
私がお世話になっているもうひとつの会社では、決裁者が出張中の上、上司が深夜勤務のために、見積ひとつで数日かかるか、いずれかが寝ずに我慢しなくてはならないという場面によく出くわしてしまいます。このような業務上の支障がクリアになるだけでも、相当なメリットがあると感じました。
自前のサーバに情報を蓄積することで、社員が情報を共有化でき、グループウェアにおいて整理することで、より円滑な業務の遂行を期待することができる、と辻様のお話を伺う中で強く感じさせていただくことができました。
私自身、早速グループウェアの導入をこの会社の社長に勧めてみようと思いながら、スペース様を後にしました。
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